Il lavoro degli amministratori di condominio, negli ultimi 10 anni, ha visto una crescita rilevante in termini di complessità e competenze necessarie.
Una gestione condominiale sempre più complessa
Il mondo degli amministratori di condominio sta vivendo un momento di forte cambiamento, dettato anche dall’accelerazione e dagli effetti che la pandemia ha avuto sul naturale percorso di innovazione: smart working, assemblee on line, e-learning e comunicazione digitale di dati.
Alla necessità di un’evoluzione digitale dettata dallo stesso contesto storico in cui viviamo, si aggiungono le attività classiche della gestione: dall’assemblea condominiale con convocazioni, pratiche legate ai sinistri o guasti, comunicazioni ai condomini, fino alla gestione di tipo contabile con i pagamenti dei fornitori (pulizie, giardiniere, assicurazione, ecc.), la suddivisione delle spese condominiali, la redazione dei modelli CU e 770, il calcolo degli Isaf (indici sintetici di affidabilità fiscale).
Pensate a tutto questo moltiplicato per 30 condomini, ovvero il numero medio gestito da un amministratore condominiale italiano.
Se da un lato la Legge 11 dicembre 2012, n. 220, ha portato a una maturazione e strutturazione della figura dell’amministratore di condominio, dall’altro per svolgere la professione è diventata necessaria una preparazione sempre più completa e approfondita, dal momento che sono molte le complessità da gestire.
I rischi di una gestione condominiale più complessa
Come possiamo immaginare, una crescente complessità richiede sicuramente sforzi gestionali maggiori, che si convertono in maggior tempo per la gestione dei processi e delle attività e un maggiore rischio di commettere errori.
Basti pensare alla gestione dei pagamenti e delle riconciliazioni: la registrazione manuale delle fatture porta via parecchie ore di lavoro all’amministratore condominiale, senza contare il tempo necessario per accedere ai conti correnti di ogni condominio così da riconciliare i movimenti finanziari con quelli contabili. Sappiamo poi che gli errori sono naturali: una distrazione, una lettura errata, un tasto premuto per errore… E tutto ricomincia.
Fortunatamente, da tre anni a questa parte alcune innovazioni tecnologiche stanno semplificando sensibilmente la vita agli amministratori di condominio e digitalizzando gli studi. In primis, la possibilità di utilizzare la fatturazione elettronica, che ha unificato i canali di arrivo delle fatture in un unico formato digitale che inoltre permette di registrare e contabilizzare le fatture automaticamente.
In seconda battuta, il cloud ha permesso di lavorare in modo sempre più smart da qualsiasi luogo, di collaborare più semplicemente con fornitori e partner, e di abbattere costi e rischi sistemistici.
In questo contesto, la rapidità con cui si sono sviluppate le esigenze di digitalizzazione e lo sviluppo delle tecnologie richiede agli amministratori condominiali una non scontata velocità di apprendimento, oltre che un adeguamento dei processi amministrativi e della cultura organizzativa.
La digitalizzazione potrebbe d’altro canto rivelarsi un’interessante opportunità per gli amministratori condominiali: si pensi alla fatturazione elettronica condominio e alla registrazione guidata delle fatture, alla possibilità di avere accesso alle tecnologie cloud e ai suoi vantaggi, nonché alla gestione digitale dei pagamenti.
In particolare, l’accesso ai pagamenti tramite open-banking ha consentito l’integrazione di soluzioni innovative in questo campo. Un esempio sono i servizi offerti da TeamSystem Payments, un istituto di pagamento del gruppo TeamSystem, autorizzato da Banca d’Italia a fornire alle aziende, ai professionisti e alle microimprese un innovativo servizio di intermediazione finanziaria.
La tecnologia a supporto degli amministratori di condominio: Danea Domustudio
TeamSystem, leader italiano nel mercato delle soluzioni digitali per la gestione del business di imprese, professionisti e associazioni, supporta gli amministratori di condominio professionisti grazie al gestionale Danea Domustudio, il software per la gestione del condominio dedicato all’amministratore professionista, che spazia dalla gestione contabile e fiscale a quella operativa. Danea Domustudio è il leader di mercato per le soluzioni gestionali dedicate agli amministratori condominiali professionisti, con oltre 10.000 clienti e più di 300.000 condomìni amministrati in Italia.
I vantaggi dell’integrazione di TS Pay in Danea Domustudio
Dal 14 settembre 2019 grazie alla nuova Direttiva Europea PSD2 sui pagamenti digitali, si è aperta l’opportunità per Domustudio di integrare all’interno del gestionale la piattaforma di servizi per i pagamenti digitali TeamSystem Pay. In questo modo, Domustudio è diventata la prima soluzione professionale dedicata agli amministratori di condominio ad appoggiarsi a servizi che sfruttano appieno le opportunità dell’open banking.
Tre sono i pilastri dell’integrazione tra Domustudio e TeamSystem Pay:
- Riconciliazione dei pagamenti
- Gestione rate dei condomini
- Pagamento ai fornitori.
Se prima l’amministratore condominiale doveva scaricare tutti i movimenti dei conti correnti di ciascun condominio, caricarli sul software e procedere manualmente alla riconciliazione, ora, con l’integrazione tra Domustudio e TS Pay, l’amministratore potrà abbattere quasi totalmente il lavoro manuale grazie all’importazione automatica dei movimenti bancari di tutti i conti correnti dei condomini e alla riconciliazione assistita, disponibile direttamente in software.
Anche la gestione delle rate diventa rapida: i condòmini potranno infatti pagarle tramite addebito diretto sul loro conto corrente (SDD), senza dover più accedere ogni mese al loro home-banking. Inoltre, i saldi delle rate saranno subito disponibili, grazie alla riconciliazione assistita in Domustudio.
Per quanto riguarda il pagamento dei fornitori, gli amministratori potranno effettuare ordini di bonifico nei loro confronti direttamente dal gestionale Domustudio, senza dover disporre bonifici e pagamenti accedendo al Remote Banking dei diversi conti correnti.
Insomma, Danea Domustudio costituisce un’opportunità per gli amministratori di condominio per migliorare il loro lavoro, e in generale la loro vita, semplificando i processi legati alla gestione condominiale, tenendo tutto sotto controllo e andando oltre la mera gestione contabile.
