POS: cos’è, modelli e vantaggi per punti vendita e professionisti

Il POS è ormai diventato uno strumento di uso comune e, grazie all’accelerazione dei pagamenti digitali, alle imposizioni legislative per ottenere detrazioni, alla riduzione della circolazione del contante e alla nostra personale comodità, ogni giorno ci troviamo a utilizzare uno strumento che nelle forme e nei contenuti è rimasto quasi immutato fin dalla data della sua introduzione, ossia il lontano 1973, quando nacque negli Stati Uniti. Anche la diffusione su larga scala avvenne negli anni ‘80.

Cos’è il POS

POS è l’acronimo inglese di Point of Sale (Punto di Vendita) e deve sostanzialmente la sua diffusione a un altro strumento ormai di uso quotidiano: la carta di pagamento nelle sue più ampie digressioni (credito, debito, ricaricabile).

Il concetto alla base dell’invenzione sono i pagamenti a distanza, ossia la possibilità per il commerciante di mettere in comunicazione la banca del cliente e con la propria, al fine di incassare somme di denaro in assenza di contanti.

A livello tecnologico, il POS è un semplice terminale in grado di leggere i dati contenuti all’interno dei microchip delle carte di credito, incluso il chip NFC per i pagamenti contactless. Tale terminale, attraverso una connessione dati “interroga” i database delle banche o delle società delle carte di credito, rilasciando la relativa autorizzazione o negazione alla transazione.

I dispositivi POS: caratteristiche

Negli ultimi anni siamo passati, come accaduto in tutti i settori, da una standardizzazione dei terminali utilizzati a una maggiore customizzazione dell’offerta per poter andare incontro alle esigenze di un’utenza sempre più ampia e variegata.

Oggi in commercio si trovano sostanzialmente varie tipologie di terminale, tra cui:

• POS fisso: è il classico POS “tradizionale”, quello che abbiamo imparato a conoscere nel tempo e a utilizzare sempre di più. Questo dispositivo connesso tramite linea telefonica o cavo di rete LAN si collega direttamente con i database delle banche e delle carte di credito per farsi autorizzare le transazioni in base alla disponibilità e ai limiti di spesa delle carte imposti durante la fase di rilascio della carta stessa.
• POS wireless: in questo caso il POS è rimovibile dalla sua base, connessa via cavo, per poter essere utilizzato entro una decina di metri, mediante connessione Bluetooth. Le caratteristiche intrinseche del dispositivo non variano rispetto al POS fisso, ma aumenta decisamente la duttilità e la comodità di utilizzo.
• POS GSM/GPRS: in questo caso parliamo di un POS dotato di scheda SIM che permette di effettuare transazioni anche in assenza di una linea fissa. Viene utilizzato principalmente da chi lavora in mobilità (venditori ambulanti, artigiani, tassisti ecc.) o da chi non è raggiunto da una linea telefonica fissa. Tale tipologia ha consentito il diffondersi dello strumento anche in settori merceologici precedentemente esclusi.
• POS Mobile: chiamato anche mPOS, è la versione più avanzata di questo tipo di dispositivi. Rispetto al POS GSM/GPRS prevede la connessione via Bluetooth allo smartphone o tablet sul quale è installata l’app del terminale, sfruttando la connessione Wi-Fi o quella di quest’ultimo senza bisogno di avere una SIM integrata nel dispositivo. Il Mobile POS non necessita quindi di linee telefoniche fisse più costose. È il più economico per piccole e medie imprese. Il funzionamento con dispositivo mobile consente al commerciante di utilizzare il terminale semplicemente mediante un App installata sul proprio smartphone. Tale metodologia consente all’azienda di risparmiare sui costi di installazione. Diversamente da quanto avviene per il POS fisso, la configurazione del POS mobile richiede pochi minuti e avviene completamente mediante applicazione.
• POS virtuale: con questo termine si intende una piattaforma di gestione di pagamenti per siti di E-commerce. Il termine ha alcuni sinonimi, come POS online, Virtual POS, POS E-commerce, ma sostanzialmente intendono tutti lo stesso concetto. Il secondo significato, meno comune, fa riferimento allo strumento che permette di gestire pagamenti a distanza inserendo solo i dati della carta del cliente al posto della carta fisica, previa ricezione di un ordine di pagamento via telefono o e-mail. Il POS virtuale è lo strumento essenziale per trasformare un semplice sito vetrina, cioè un sito internet con il solo scopo di presentare l’azienda e i suoi prodotti o servizi, in uno dedicato alla vendita. È un servizio fondamentale per chiunque voglia vendere online attraverso il proprio sito web.

Come avviene un pagamento con POS

Una volta che l’esercente si sia dotato del dispositivo POS che più si adatta alle proprie esigenze, l’utilizzo è semplice. Basta digitare l’importo risultante dal conteggio effettuato sul registratore di cassa, per effettuare l’addebito sulla carta del cliente. La transazione può avvenire in differenti modi:

• Chip & Pin: inserendo la carta di pagamento all’interno della fessura presente nella parte bassa del POS e digitando il relativo codice pin segreto a cinque cifre per autorizzare il prelievo della somma corrispondente dalla carta;
• con strisciata: questo metodo ultimatamente poco utilizzato a causa dell’evoluzione delle carte di credito contactless permette di effettuare il pagamento strisciando la carta nell’apposita fessura presente sulla parte superiore del POS. Al fine di convalidare la transazione può essere richiesta la digitazione del codice pin oppure la firma autografa sullo scontrino di carta chimica emesso direttamente dal POS. La firma è ancora richiesta soprattutto sulle carte di credito, ma non per quelle di debito dove è necessario inserire il pin.
• contactless: il metodo ormai maggiormente utilizzato per le transazioni quotidiane perché molto veloce e comodo, soprattutto per la possibilità di evitare la digitazione del codice personale per transazioni fino a un determinato importo, precedentemente imposto fino a 25 euro e oggi innalzato a 50. L’estrema diffusione di questa metodologia è anche frutto delle altre forme di pagamento virtualizzate e basate sull’uso del proprio smartphone utilizzando svariate applicazioni come Google Pay, Apple Pay, Satispay, tanto per citare le più famose.

La sicurezza per esercenti e acquirenti

Una delle maggiori criticità e anche fonte di preoccupazione per gli utilizzatori è la sicurezza dei POS in modo che le transazioni siano garantite. Soprattutto utilizzando la tecnologia contactless, che permette di pagare tutti gli acquisti semplicemente avvicinando la carta di pagamento, lo smartphone o altri dispositivi al terminale POS dove compare il simbolo universale contactless, il pagamento avviene in totale sicurezza poiché i dati inviati al terminale POS sono criptati e ogni transazione ha uno specifico codice di autorizzazione utilizzabile un’unica volta. Ciò significa che non si corre il rischio di un doppio addebito. Cercando di riassumere i vantaggi nell’utilizzo del POS per gli acquirenti sicuramente abbiamo:

• trasmissione di dati esclusivamente criptati tra carta e terminale POS;
• imposizione, in base alla volontà del cliente di un limite giornaliero di utilizzo oltre il quale le transazioni vengono automaticamente bloccate in modo di calmierare spese sconsiderate a seguito di un furto della carta di pagamento;
• la non richiesta di inserimento del PIN esclusivamente per importi inferiori a 50 euro mentre quelli superiori devono obbligatoriamente essere autorizzati attraverso la digitazione di un codice segreto;
• la univocità della transazione contactless che viene autorizzata e registrata un’unica volta, senza il rischio di un doppio addebito.

Dal punto di vista degli esercenti elenchiamo alcuni vantaggi:

• aumenta la customer satisfaction, ovvero la soddisfazione del cliente permettendogli di pagare e non avere preoccupazioni nel portare con sé eccessive somme di contanti;
• pagare tramite un terminale di pagamento con moneta elettronica offre la possibilità di accettare pagamenti in qualunque tipologia di valuta. Questo tipo di servizio è molto importante soprattutto per chi lavora con clienti stranieri o per chi vuole cercare di attrarre anche questo tipo di clientela, in ottica di internazionalizzazione del proprio business;
• il pagamento POS può essere un valido aiuto per la gestione di problemi di anticipo e saldo del pagamento. Basta pensare al caso del no-show, una delle cause principali dei mancati incassi per il settore alberghiero e della ristorazione;
• ricevere il pagamento tramite POS accelera e semplifica la gestione dei flussi economico-finanziari dell’azienda. Infatti, l’importo di ogni transizione di pagamento viene immediatamente digitalizzato e contabilizzato nell’estratto conto bancario.

I vantaggi dell’uso del POS per i punti vendita

Il vantaggio nell’usare un sistema POS in associazione a un semplice registratore di cassa tradizionale, poiché in grado di acquisire, archiviare, condividere e segnalare dati (come vendite, pagamenti o informazioni sui clienti) con differenti finalità a livello soprattutto di tracciamento e detrazione delle spese effettuate, è fondamentale.

Un sistema POS consente anche di risparmiare tempo ed evitare duplicazioni nelle operazioni, aumentando l’efficienza e la precisione nell’inventario, il reporting degli ordini e fornendo un migliore servizio ai clienti.

Differenza tra POS e Bancomat

Il circuito italiano Bancomat rappresenta nel nostro paese una serie di servizi legati (oltre al prelievo di contante presso gli ATM) soprattutto all’universo delle carte di debito appartenenti a tale circuito ed emesse praticamente da tutti gli istituti di credito nazionali.

Oggi il circuito Bancomat, a fronte di una richiesta sempre più variegata da parte degli utenti si trova a offrire prodotti differenziati riassumibili in:

• PagoBancomat: per il pagamento di beni e servizi attraverso i terminali POS abilitati
• Bancomat: per il prelievo di denaro contante da sportelli automatici (ATM)
• Bancomat Pay: per i pagamenti istantanei tra clienti ed esercenti e per gli acquisti sul web

In Italia molti POS supportano il circuito Bancomat che, fino all’ingresso della regolamentazione delle Interchange fees, era senza dubbio il circuito meno costoso per le commissioni imposte agli esercenti.

A partire dal 2010, per legge, tutte le carte che si appoggiano al circuito di debito nazionale devono supportare anche un circuito (di debito o credito) internazionale. Questo cambiamento normativo ha, di fatto, indebolito il potere di un circuito nazionale come quello Bancomat facendo aumentare la concorrenza e lasciando spazio ad altri circuiti.

Quali sono i POS più convenienti

I migliori sistemi POS (point of sale) fanno molto di più che elaborare semplicemente le transazioni. Questi sistemi possono anche semplificare il flusso di lavoro per aiutare l’azienda a creare programmi di fidelizzazione dei clienti e monitorare l’inventario in un’unica piattaforma. Certo, scegliere il sistema giusto può essere una sfida.

Sarebbe opportuno informarsi molto attentamente sulle varie offerte in commercio valutando molto attentamente le proposte provenienti dagli istituti di credito poiché molto spesso poco convenienti verso le piccole attività (es. negozi senza dipendenti, attività a conduzione familiare, lavoratori autonomi).

Per fare la scelta giusta dobbiamo valutare il quadro complessivo delle spese che possono influire sul costo mensile:

Canone: per quanto riguarda i POS, il canone, riguarda il noleggio del terminale e il collegamento al sistema di elaborazione. L’importo dipende dal servizio e dal tipo di dispositivo scelto. In commercio si trovano soluzioni che propongono zero canone.

Commissioni: quasi sempre le commissioni sono variabili in funzione delle transazioni elaborate. Alcuni operatori applicano un’unica tariffa, altre le distinguono per tipo di carta.

Prestiamo attenzione quindi ai costi fissi e variabili proposti cercando di seguire uno schema logico che comprende le domande che andiamo ad elencare:

Costi iniziali e commissioni: controllare il costo iniziale del dispositivo POS e le commissioni associate alle transazioni. Assicurarsi di capire tutte le tariffe connesse all’uso del servizio.

Caratteristiche e funzionalità: valutare le caratteristiche del dispositivo, come la compatibilità con diverse carte di credito, la facilità d’uso, la velocità di elaborazione delle transazioni e la presenza di funzionalità aggiuntive.

Assistenza clienti e supporto tecnico: verificare la qualità del supporto offerto dal fornitore. Un buon servizio di assistenza clienti e supporto tecnico può essere cruciale per affrontare eventuali problemi.

Integrazione con altri sistemi: se si dispone di altri sistemi di gestione aziendale, assicurarsi che il dispositivo POS sia compatibile e possa integrarsi senza problemi.

Durata della batteria o alimentazione: se il dispositivo è portatile, valutare la durata della batteria. Se è alimentato, assicurarsi che sia facile da installare e che non richieda troppo spazio.

Sicurezza delle transazioni: la sicurezza è fondamentale. Assicurarsi che il dispositivo POS adotti standard di sicurezza robusti per proteggere le informazioni sensibili dei clienti.

Recensioni e testimonianze: cercare recensioni e testimonianze da altri utenti che hanno utilizzato il dispositivo POS che si sta considerando. Questo può dare un’idea delle esperienze degli altri commercianti.

Alcune proposte e soluzioni attualmente in commercio considerate in modalità casuale:

SumUp Air: lettore di carte di credito mobile che consente di accettare pagamenti con carta ovunque ci si trovi. Oltre a un’ampia offerta di dispositivi POS in base alle esigenze della propria attività che variano dai 39 ai 139 euro, SumUp propone zero canone mensile e commissioni pari all’1,95% con accrediti su qualsiasi conto corrente.

Axerve Pos Easy: offre diverse funzionalità, tra cui la possibilità di accettare pagamenti contactless, gestire transazioni ricorrenti e generare report dettagliati sull’attività di vendita.

Costa100 euro una tantum all’attivazione, canone zero, commissioni pari all’1% e accrediti su qualsiasi conto corrente.

Axerve a canone: canone tutto incluso tra i 17 e i 22 euro mensili in base agli incassi effettuati durante l’anno (17 euro incassi fino a 10.000 oppure 22 euro per incassi fino a 30.000 euro) oltre i 30.000 euro di transato viene aggiunto un costo di commissione dell’1% + IVA per l’importo eccedente la soglia dei 30.000 euro, da sommare al canone mensile di 22 euro + IVA. Le somme incassate sono accreditabili su qualsiasi conto corrente.

myPOS Go: terminale di pagamento mobile che consente alle piccole imprese e ai liberi professionisti di accettare pagamenti con carte di credito e di debito ovunque si trovino. Il dispositivo è compatibile con diversi metodi di pagamento, tra cui Visa, Mastercard, Maestro, UnionPay e molti altri.

Revolut Reader: dispositivo di pagamento per i commercianti offerto da Revolut, azienda fintech che offre servizi bancari digitali. Il lettore Revolut consente ai commercianti di accettare pagamenti con carta di credito o debito tramite l’app Revolut Business.

Postepay: con l’offerta MPOS di Postepay anche il colosso postale si è affermato in questo mercato con un’offerta basata su zero costi mensili, commissioni pari all’1,50% per le transazioni effettuate da tutte le carte Postepay e di 1,80% per tutte le altre tipologie di carte garantendo l’accredito nel primo giorno lavorativo successivo a quello della transazione direttamente sul conto corrente BancoPosta o sulla Carta Postepay Evolution Business collegati al servizio, o su conto corrente di un istituito terzo. L’offerta di Posteitaliane prevede un costo iniziale una tantum per l’acquisto del dispositivo POS pari a 39 euro.

Nexi mobile Pos: consente ai commercianti di trasformare il proprio dispositivo mobile in un terminale di pagamento. Nexi Pos consente ai commercianti di trasformare il proprio dispositivo mobile in un terminale di pagamento sicuro. I costi dipendono dal dispositivo scelto.

Il canone è variabile tra i 22,50 euro e i 29 euro con commissione unica su carte di credito europee e PagoBancomat pari allo 0,99% oppure 1.000 euro di transato incluso al mese, commissione unica carte di credito europee e Pagobancomat 1,2%.

Da considerare inoltre un importo una tantum per l’installazione del dispositivo pari a 79 euro. Supporta diverse modalità di pagamento, inclusi pagamenti contactless, tramite chip e PIN o tramite la scansione del codice QR.

Le offerte promozionali degli acquirer sul sito CNEL

Dal 5 ottobre 2023, attraverso il sito del CNEL gli esercenti hanno la possibilità di esplorare una serie di offerte promozionali messe a disposizione dagli acquirer, inclusi banche e fornitori di servizi di pagamento. Queste offerte, delineate secondo uno schema definito e standardizzato e visibili per un periodo non inferiore ai 9 mesi, rappresentano un’opportunità cruciale per i piccoli e medi commercianti: per la prima volta, danno la possibilità di confrontare direttamente le varie proposte, beneficiando di una grande trasparenza. Per facilitare la comprensione dello Schema delle proposte commerciali formulate dagli acquirer che aderiscono al Protocollo d’Intesa, delineando il contesto, gli obiettivi, e le specificità che caratterizzano questa iniziativa, abbiamo messo a punto questa guida.

Fonti: