I vantaggi della trasformazione digitale dei processi di expense management, come i rimborsi e le verifiche sull’utilizzo delle carte aziendali da parte del personale, hanno un benefico impatto su tutta l’operatività delle imprese. Si riducono gli errori, gli sprechi di tempo e di risorse, con conseguenze positive sulla contabilità.
Serve però la giusta soluzione tecnologica per semplificare questi aspetti e ottenere questi risultati: un sistema in grado di integrare funzioni bancarie, contabili e fiscali, come la fatturazione elettronica. È il caso di Qonto.
Expense management, perché digitalizzare i processi
La necessità di digitalizzare i processi legati all’expense management è direttamente correlata all’esigenza di maggiore efficienza nella gestione di queste attività. Spesso, infatti, si richiede agli uffici amministrativi aziendali di impiegare tempo e persone per dedicarsi ai rimborsi delle spese dei dipendenti, la loro rendicontazione, la riconciliazione delle fatture, i controlli sulle carte aziendali.
Uno scenario che rischia di condurre a errori e inefficienze: “Da uno studio realizzato da Qonto su un campione di mille PMI, è emerso che chi utilizza metodi tradizionali impiega circa 46 minuti a settimana per la gestione delle note spese, a cui si sommano ulteriori trenta minuti necessari alle attività amministrative”, ha commentato Mariano Spalletti, managing director di Qonto Italia. La ricerca evidenzia che al contrario “l’introduzione di sistemi digitali rende più efficiente il processo per circa il 92 percento delle aziende”, ha aggiunto.
Expense management, dove intervenire
Digitalizzando il processo si evitano attività come:
- la raccolta e scannerizzazione degli scontrini
- l’inserimento manuale dei dati
- flussi di comunicazione attraverso diversi canali
- sollecitare il personale nel fornire le informazioni necessarie
- svolgere la riconciliazione delle fatture.
Ridisegnando i processi in chiave digitale grazie a un’apposita soluzione che integri le varie funzioni contabili, amministrative e fiscali, è possibile evitare errori umani, che possono portare a perdite economiche oltre che di tempo, e risparmiare energie e risorse. In particolare, si può intervenire in primis sull’allocazione del budget, per avere maggiore consapevolezza delle proprie spese, poi sulle spese effettive, sulla gestione dei flussi di cassa ed è possibile centralizzare le note spese, adempiendo a tutte le operazioni in modo sicuro, rapido ed efficace.
Expense management e fattura elettronica, perché integrare funzioni diverse
Ovviamente per approntare un cambiamento di questo genere è necessario adottare uno strumento che garantisca la possibilità di occuparsi di ogni aspetto del procedimento. La caratteristica principale da ricercare è quella dell’integrazione di funzioni diverse, come per esempio la gestione delle note spese e la fatturazione elettronica, in modo da semplificare le operazioni e alleggerire il carico di lavoro sugli uffici amministrativi aziendali. I benefici di una soluzione integrata infatti sono riconducibili a:
- un unico ambiente per la gestione di tutte le operazioni
- il tracciamento degli investimenti e dei flussi di spesa, oltre che delle transazioni
- accessibilità garantita a ogni membro del team preposto, da qualsiasi dispositivo
- automatizzazione della rendicontazione delle spese
- ottimizzazione della produzione documentale.
In generale, è possibile ottenere una fluidità nelle procedure tale da rivoluzionare gli impatti sull’organizzazione.
Come funziona Qonto
Un esempio utile per approfondire come funziona una soluzione integrata per l’expense management, è Qonto. Si tratta di un istituto di pagamento che offre un conto business rivolto unicamente ad aziende e liberi professionisti. Tale conto business integra funzioni legate alle operazioni bancarie, l’expense management e la fatturazione elettronica. Questo comporta la possibilità di gestire con un unico servizio diverse funzioni cruciali per il funzionamento dell’azienda.
Qonto, basato su architettura cloud e disponibile tramite app o portale, punta a semplificare i processi di gestione delle spese. I dipendenti fotografano lo scontrino relativo alla spesa effettuata, l’immagine viene inviata in automatico all’amministrazione dell’azienda, che può quindi procedere alle operazioni per effettuare il rimborso in modo sicuro e tracciato. Infatti, la soluzione automatizza i processi di expense management e registra in tempo reale il flusso di cassa. Oltre a ciò, con Qonto è possibile creare carte business per ciascun dipendente e assegnare un budget.
Il lavoro degli uffici diventa più veloce e semplice. Qonto, infatti, consente la collaborazione in team, in modo da rendere istantaneo il flusso comunicativo affinché tutti siano sempre allineati sulle operazioni svolte: non è necessario rincorrere nessuno per comunicare le diverse attività di expense management.
Articolo realizzato in collaborazione con Qonto
