Scegliere il prodotto, portare a termine l’acquisto, effettuare il pagamento, scaricare la ricevuta e archiviare i documenti in un flusso di operazioni senza interruzioni: questo è possibile grazie all’integrazione fra pagamento elettronico e gestione documentale.
Attraverso gli strumenti digitali integrati, infatti, l’intero processo avviene senza la necessità di passare da una piattaforma ad un’altra e senza dover stampare documenti che possono essere immediatamente archiviati. Un esempio in questo senso è dato da Top Consult, un’azienda italiana che opera nella gestione elettronica dei documenti, e realizza soluzioni integrate con software gestionali, ERP e CRM, puntando sui vantaggi della dematerializzazione dei documenti aziendali.
Gestione documentale e pagamento elettronico integrati: come funziona
Con gestione documentale si intende il processo necessario a creare, classificare, validare, condividere e archiviare i documenti aziendali, sia digitali che fisici. Questa attività può essere realizzata grazie agli strumenti digitali, tramite software appositi, che rendono il processo più automatizzato ed efficiente, generando così importanti benefici dal punto di vista del risparmio economico, di maggiore sostenibilità, di incentivo alla collaborazione e di garanzia di sicurezza dei dati grazie a sistemi di crittografia per la compliance normativa.
L’integrazione fra gestione documentale e pagamento elettronico avviene quando la fase di pagamento viene integrata direttamente nel flusso documentale. La creazione di un “workflow intelligente” che fa dialogare il sistema ERP con la gestione della fatturazione elettronica, permette di ricavare in automatico i dati necessari dalle fatture, di ottenere la quadratura contabile del documento e di fornire le informazioni necessarie per attivare il pagamento.
In definitiva, per pagare non è necessario passare dall’interfaccia della propria banca o effettuare un bonifico, ma avviene tutto all’interno dello stesso sistema e si inserisce nel flusso di documenti aziendali relativi a compravendite, abbonamenti o contratti, che possono anche essere firmati digitalmente.
Quando viene scelto il prodotto o servizio, o viene stipulato un contratto, per concludere il pagamento può essere inviato un semplice link, anche via mail o tramite sistemi di messaggistica: una volta terminata l’operazione, il cliente ottiene subito le ricevute di pagamento e il venditore riceve la notifica di avvenuto pagamento, prendendo così in carico l’ordine. Un processo lungo cui viene garantito il rispetto della privacy e dei dati sensibili. Infine, i documenti relativi all’operazione vengono conservati automaticamente tramite l’apposito sistema di conservazione, nel rispetto della normativa.
Gestione documentale e pagamento elettronico integrati: più velocità, meno errori
Le opportunità legate alla dematerializzazione dei documenti aziendali (dalla fatturazione elettronica alla firma digitale) permettono di gestire l’intero flusso documentale all’interno di sistemi integrati, dagli aspetti amministrativi al pagamento.
La possibilità di realizzare tutte le operazioni in unico sistema integrato garantisce in primo luogo una maggiore velocità e fluidità delle operazioni e, in secondo luogo, riduce la possibilità di errori di compilazione che possono verificarsi quando è necessario inserire più volte le stesse informazioni, ad esempio l’iban. In questo caso, invece, i dati relativi al pagamento sono già disponibili ed è sufficiente confermare e procedere.
Inoltre, per gestire più rapidamente la richiesta del cliente, è possibile avviare automaticamente le procedure necessarie appena viene confermato l’ordine, coinvolgendo in modo immediato e funzionale i diversi reparti, dalla logistica, al magazzino, alla produzione.
Gestione documentale e pagamento elettronico integrati: report immediati e archivio sempre aggiornato
L’integrazione del pagamento elettronico con la gestione documentale evidenzia anche altri vantaggi. I dati e i documenti relativi ai pagamenti e agli ordini sono costantemente aggiornati e archiviati: questo aspetto genera un significativo efficientamento della gestione documentale, che risulta più semplice, precisa e automatizzata.
Ciò dà la possibilità di realizzare report in modo immediato, agevolando gli aspetti gestionali e amministrativi. Inoltre, permette un’organizzazione dei flussi di lavoro più efficiente anche nei momenti di picco dell’attività, senza necessità di ulteriori investimenti in termini di tempo e persone.
Gestione documentale e pagamento elettronico integrati per una migliore customer experience
Un ultimo importante vantaggio dell’integrazione del pagamento con la gestione documentale riguarda la customer experience. Fornire infatti un flusso più veloce, all’interno di un unico sistema e potendo contare su documenti già caricati, senza dover inserire i dati, rappresenta un percorso più comodo e veloce. Inoltre, grazie a questo sistema, è possibile effettuare in ogni momento un’operazione: per il cliente significa avere più opportunità per concludere un acquisto nel momento che preferisce mentre per il venditore ciò si traduce nella possibilità di avere incassi in qualsiasi giorno o orario.
Tutti questi aspetti sono al centro dell’attività di Top Consult, fondata a Torino nel 1987 e che oggi, con oltre 500 clienti a livello nazionale ed europeo, è un punto di riferimento per il settore della gestione elettronica dei documenti. Dall’esperienza Top Consult emerge che la gestione documentale dell’azienda è una componente fondamentale nella digitalizzazione dei processi: grazie alle diverse soluzioni integrate, dall’ERP al pagamento, viene garantita anche la completa tracciabilità del percorso, per individuare le possibili criticità e rendere più efficace ed efficiente l’intera organizzazione.
Articolo realizzato in collaborazione con Top Consult
